تلفن های تحت شبکه (VOIP)
با راه اندازی تلفن‌های تحت شبکه، تلفن ثابت شرکت شما، در هر نقطه ای از جهان در دسترس شماست…
تکنولوژی تلفن های تحت شبکه (ویپ) چیست؟
تلفن های تحت شبکه (VoIP) یا Voice Over Internet Protocol تکنولوژی جدید انتقال صوت بر بستر شبکه و اینترنت است. این تکنولوژی به جایگزین سیستم های سنتی قدیمی تلفن که بر پایه سیگنال های آنالوگ بودند عرضه گردید. تکنولوژی که سعی کرد تمامی نواقص سیستم های قبلی خود را برطرف کند. اگر تاکنون از این تکنولوژی و مزایای آن مطلع نیستید، پیشنهاد میکنیم ادامه این صفحه را مطالعه نمایید.
پاسخگویی به تماس های سازمانی در هر نقطه ای ای جهان!
««« تلفن های تحت شبکه یا ویپ از اصلی ترین و بنیادی ترین تکنولوژی های سازمان هایی که به گسترش کسب و کار خود می اندیشند »»»
ویپ و دورکاری؟!
تکنولوژی ویپ بر پایه پروتکل IP بنا نهاده شده است و این بدان معناست که شما در هر جای کره زمین تنها با اتصال به اینترنت میتوانید به تماس های ورودی خود در سازمان یا شرکت و یا حتی محل سکونت خود بر روی لپ تاپ یا تلفن همراه بدون هیچ هزینه ای پاسخ داده و یا با استفاده از خطوط شهری شرکت خود با مشتریان خود تماس بگیرید. مجموعه را در نظر بگیرید که پرسنل آنها هر جایی که باشند میتوانند به تلفن های سازمانی خود دسترسی داشته باشند و هیچ تماسی از بین نرود. این امر تنها با استفاده از تکنولوژی تلفن های تحت شبکه یا voip امکان پذیر است.
ویپ و شعب سازمانی؟!
اگر شرکت یا سازمان شما دارای دو یا تعدادی شعبه در مناطق مختلف یک شهر یا کشور و یا حتی در کشور های مختلف است و از گسسته بودن نظارت بر تماس ها و یا ارتباطات میان آنها دچار آسیب شده اید، قطعا ویپ بهترین راهکار و پاسخ به این نیاز است.
به عنوان مثال، اگر شرکت یا سازمان شما دارای 3 شعبه در شهرهای مختلف است، شما ناچارا 3 شماره تماس مختلف برای شعب خود دارید و در تبلیغات خود نیز ملزم به ارائه 3 خط هستید. هر شعبه نیز نیازمند زیرساخت مخابراتی مانند مرکز تماس سانترال و دستگاه ضبط مکالمات و … خود است. با این همه، باز هم شما نظارتی بر تماس های شعب خود نخواهید داشت! در حالیکه با راه اندازی زیرساخت ویپ تنها در شعبه مرکزی خود، میتوانید تمامی مشتریان خود را با یک شماره در کل کشور متمرکز کنید و با شیوه های مختلف تماس گیرندگان را به شعبه مورد نظر خود بصورت رایگان هدایت کنید و همزمان تمامی شعب را با یک نگاه کنترل و مدیریت کنید.
ویپ و ضبط مکالمات؟!
ضبط مکالمات هر سازمان، علاوه بر تامین موارد امنیتی، میتواند تحلیل بسیار دقیقی از شیوه ارتباط پرسنل با مشتریان ارائه دهد و بر اساس این تحلیل ها اقدامات اصلاحی یا آموزشی مناسب را اجرا نمایید. علیرغم اینکه ضرورت ضبط مکالمات بر هیچ کس پوشیده نیست، اما بسیاری از شرکت ها به دلیل هزینه های اولیه و ثانویه ای که راه اندازی سرور ضبط مکالمات بر روی بستر سانترال دارد از آن چشم پوشی میکنند. در حالیکه ضبط مکالمات در سیستم ویپ بصورت یک سرویس تماما رایگان است و نیازی هیچ هزینه مازادی برای راه اندازی آن وجود ندارد. و اما نکته تکمیلی در خصوص تفاوت ضبط مکالمات در ویپ و سانترال؛ مرکز تماس ویپ توانایی ضبط مکالمات میان داخلی های یک شرکت یا سازمان را نیز داراست در حالیکه در نمونه قبلی یعنی تلفن های سانترال تنها تماس های ورودی و خروجی قابلیت ضبط را دارا هستند.
ویپ و سیستم امتیازدهی به کاربران؟!
حتما تماس با سازمان هایی که پس از اتمام مکالمه از شما درخواست امتیازدهی به کاربران دارند را تجربه کرده اید. قطعا سازمان هایی که به مشتریان خود احترام گذاشته و نظر آنها را در سیاست های مدیریتی خود موثر می دانند و شرکت هایی که نظارتی بر عملکرد پرسنل خود ندارند از دید تماس گیرندگان و مشتریان همسان نیستند. شما به کمک مرکز تماس ویپ، می توانید سیستم امتیازدهی و نظرسنجی را بدون هیچ هزینه ای در سازمان خود راه اندازی و گزارش آن را بصورت لحظه ای دریافت کنید و بر اساس پایشی که از رضایتمندی مشتریان انجام میدهید به پرسنل خود امتیازات متفاوت دهید.
تلفن های تحت شبکه (ویپ) و صف تماس؟!
یکی از مهمترین ویژگی های سیستم مرکز تماس ویپ، پیاده سازی صف برای واحدهای مختلف سازمان در جهت حفظ تماس مشتریان است. با استفاده از قابلیت Queue یا صف، افرادی که با یک واحد از سازمان تماس میگیرند بوق اشغال نخواهند شنید و در صف هایی که با سیاست های مختلف میتوان پیاده سازی کرد در کانال ارتباط با واحد مورد نظر قرار خواهند گرفت. طبق بررسی های علمی صورت گرفته کاربرانی که هنگام تماس با شرکت ها یا سازمان هایی که با بوق اشغال مواجه می شوند رغبت خود را از همکاری با آنها دست داه و ترجیح میدهند خدمات مورد نظر خود را از ارائه دهندگان دیگری که با سهولت بیشتری می توانند با آنها ارتباط برقرار کنند دریافت نمایند. این امر وجود صف در مرکز تماس را به یک مزیت رقابتی و استراتژی حفظ مشتری مبدل می سازد.
ویپ و IVR لایه ای نامحدود؟!
IVR یا منشی تلفنی یا سیستم توزیع تماس شاید گرینه ای خاص و انحصاری برای سیستم های ویپ نباشد و این امکان را ساده ترین سیستم های سانترال نیز داشته باشند؛ اما وجه تمایز سیستم IVR ویپ با نمونه های آنالوگ (مانند سانترال) در تعداد لایه های قابل پیاده سازی است. در سیستم های سانترال شما میتوانید به تعداد دلخواه و نامحدود بین IVR های مختلف هدایت کنید تا به اپراتور مربوطه متصل گردد. این گزینه برای سازمان ها یا شرکت هایی که دارای دپارتمان های متعدد هستند و انتظار توزیع تماس مدیریت شده را دارند بسیار حائز اهمیت و کاربردی است.
تلفن های تحت شبکه (ویپ) و صندوق صوتی؟!
یکی از امکانات محبوب سیستم تلفن های تحت شبکه یا ویپ صندوق صوتی رایگان است. با فعالسازی صندوق صوتی برای هر واحد و حتی برای هر کاربر میتوانید مشتریان و تماس گیرندگان خود را به جهت ثبت پیام صوتی به صندوق مربوطه هدایت کنید و بلافاصله پس از ثبت، پیام مربوطه را در قالب یک فایل قابل پخش در ایمیل خود دریافت کنید و یا با استفاده از تلفن رومیزی خود آن را گوش کنید. همچنین از این امکان می توانید برای راه اندازی صندوق صوتی انتقادات و پیشنهادات و یا شکایات سازمان خود استفاده کنید.
ویپ و فکس دیجیتال؟!
با استقرار سیستم ویپ در سازمان خود دیگر نیازی به استفاده از فکس های قدیمی و سنتی نخواهید داشت. چرا که این پلتفرم، سیستم فکس شما را نیز به رایگان دیجیتالی کرده و هزینه های ناشی از چاپ فکس ها، رول های فکس و هزینه های تامین و نگهداری و تعمیرات آنها حذف می نماید. با پیاده سازی سرویس فکس دیجیتالی، تمامی فکس های شما در قالب فایل های پی دی اف در مرکز تماس دریافت و ذخیره می شود. همچنین میتواند بلافاصله پس از دریافت فکس جدید آن را به ایمیل شما ارسال کند. همچنین میتوانید برای هر واحد فکس مستقل خود را بدون نیاز به خرید تجهیزات راه اندازی کنید. به عنوان مثال فکس های واحد فروش برای کاربران فروش و فکس مالی برای واحد مالی ایمیل گردد و با این شیوه حفاظت مناسب تری از محتواهای دریافتی از کارفرمایان یا مشتریان خود داشته باشید. این در حالیست که شما به عنوان مدیر مجموع میتوانید به تمامی فکس های دریافتی یا ارسالی نظارت متمرکز داشته باشید.
ویپ و مانیتورینگ لحظه ای تماس ها!؟
یکی از مواردی که مورد اهمیت مدیران میانی و یا مدیران هر واحد قرار گرفته است، امکان مانیتور کردن تماس های کاربران در حین مکالمه آنان است. به این شکل مبدا و مقصد هر تماس را بتوانند در لحظه مشاهده کنند و بر اساس این مانیتورینگ تحلیل های لازم برای واحد خود را داشته باشند. در سیستم مرکز تماس ویپ، امکان اینکه مدیران در هر لحظه بتوانند مبدا و مقصد هر تماس را مشاهده کنند براحتی وجود داشته و تنها با چند کلیک ساده به نظارت مورد نظر خود دسترسی خواهند داشت.
ویپ و تغییر محل شرکت؟!
توجه داشته باشید که تلفن های تحت شبکه میتوانند در 2 بخش راه اندازی شوند. یک در خطوط تلفنی و مخابراتی و دوم در زیرساخت درون سازمان. مواردی که در این صفحه مطالعه کردید همگی مربوط به زیرساخت ویپ در درون یک سازمان بود. شما میتوانید به جای استفاده از خطوط تلفنی مخابرات، از خطوط ویپ که توسط اپراتورهای مختلف ارائه میشود نیز استفاده کنید. استفاده از خطوط تلفنی ویپ مزایایی دارد که نمیتوان به راحتی از آنها چشم پوشی کرد. از جمله مهمترین این مزایا عدم تغییر شماره تلفن شما با تغییر محل شرکت و سازمان است و تفاوتی در محل استقرار شما ندارد. حتی اگر مرکز مخابراتی شما تغییر کند و از شرق یک شهر به نقطه مقابل نقل مکان کرده باشید. این امر یکی از بهترین ویژگی های این تکنولوژی علی الخصوص برای شرکت ها و سازمان هایی است که محل استقرار آنها استیجاری بوده و جا به جایی آنها محتمل است. با این شیوه شما نگران از دست رفتن مشتریان خود به دلیلی تغییر شماره تماس نخواهید بود.
تلفن های تحت شبکه (ویپ) و کیفیت صدا؟!
از آنجایی که تکنولوژی ویپ بر پایه پروتکل IP کار میکند و این پروتکل بر پایه سیگنال های دیجیتال است، شاهد افزایش کیفیت صدا و بدون نویز خواهیم بود. در تکنولوژی سیگنال های دیجیتال یا دیتا به مقصد بصورت صحیح می رسد و یا بصورت کلی ارتباطی برقرار نمیشود. لذا زمانیکه از تکنولوژی ویپ استفاده میکنید علاوه بر افزایش کیفیت صدا، خبری از نویز و قطع و وصلی صدا وجود نخواهد شد. البته که زیرساخت شبکه و یا اینترنتی که از آن استفاده میکنید در سرعت و عملکرد سیستم تلفن های تحت شبکه تاثیر خواهند داشت، اما با توحه به حجم بسیار کم بسته های پروتکل SIP، عموما با تمامی لاین های اینترنت و پهنای باندهای شبکه انتفاق صدا بصورت پایدار صورت خواهد پذیرفت.
ویپ و زیرساخت سخت افزاری؟!
سرورهای تکنولوژی ویپ را به دو صورت سخت افزاری و نرم افزاری می توان پیاده سازی نمود. به مراکز تلفنی PBX گفته میشود و اصلاح IP PBX به معنی مراکز تلفنی مبتنی بر آی پی هستند که همان مفهوم ویپ را میرسانند. این مراکز تلفنی آی پی به دو دسته Hardware IP PBX و Software IP PBX دسته بندی میگردند. در نوع اول شما می بایست با محاسبه دقیق تعداد داخلی ها و خطوط شهری و … اقدام به خریداری سخت افزار برای راه اندازی مرکز تلفن خود نمایید که به دلیل محدودیتهای ذاتی و همچنین هزینه های نسبتا زیاد این دستگاه ها، چندان مورد استقبال قرار نگرفتند. اما در نوع دوم، نرم افزارهای ویپ با سرعت هر چه بیشتر در حال افزایش سهم بازار خود هستند. این نرم افزارها که عموما بر پایه لینوکس و متن باز می باشند، معمولا بصورت رایگان در دسترس افراد قرار گرفته و هزینه های دریافتی عمدتا مربوط به راه اندازی و تخصص افراد است. البته که در نوع نرم افزاری نسخه های تجاری و غیر رایگان نیز وجود داشته که بنا به نیاز مشتریان قابل ارائه است. بصورت کلی شما برای راه اندازی سرور ویپ نیازی به خریداری تجهیزات پیچیده نخواهید داشت و بر روی سرورهای داخلی سازمان و یا بر روی سرورهای مجازی امکان راه اندازی و پیاده سازی وجود داشته که این امر خود باعث افزایش ضریب نفوذ این تکنولوژی شده است.
ویپ و گوشی تلفن های معمولی؟!
همانطور که گفته شده تکنولوژی ویپ بر پایه IP بنا نهاده شده است و در پیاده سازی مراکز تلفن مبتنی بر آی پی، خبری از زوج سیم های مسی و یا سیم کشی تلفن در سطح شرکت یا سازمان نیست. تلفن های تحت شبکه یا همان IP Phone ها که برای این تکنولوژی طراحی و تولید شده اند تنها دارای پورت شبکه (RJ45) می باشند و امکان اتصال آنها به زیرساخت مرکزی از طریق کابل یا سیم های مسی وجود ندارد. اما بسیاری از کارفرمایان و مشتریان، جهت تقلیل هزینه های پیاده سازی، علاقمند به استفاده از گوشی های معمولی موجود در شرکت بوده و درخواست ارائه سلوشن جهت استفاده از آنها در سیستم ویپ هستند. علیرغم اینکه ما به عنوان مجری حوزه شبکه و ویپ پیشنهاد تهیه آی پی فون (به دلیل رعایت استانداردها) را داریم، اما این خبر خوش را میدهیم که این دست از مشتریان نیز با تهیه دستگاهی به نام ATA یا Gateway FXS میتوانند تلفن های معمولی خود را در سیستم ویپ رجیستر نمایند. به عبارت ساده تر این دستگاه ها مبدل تلفن های معمولی به پروتکل آی پی می باشند.
ویپ و سافت فون ها؟!
در مراکز پیام یا همان کال سنترها، کاربران همواره با مشکل در دست گرفتن گوشی تلفن هنگام تماس با مشتریان و کار کردن با رایانه بصورت همزمان روبرو بوده و هستند. این امر باعث خستگی دست، آسیب های جسمی و مشکلات بعدی آنها می شود. تاکنون روشی که برای حل این مشکل استفاده می شده است، خریداری هندزفری یا هدست و اتصال آنها به گوشی تلفن بوده که از خستگی دست کاربران جلوگیری گردد. لذا برای راه اندازی مراکز تماس علاوه بر هزینه پیاده سازی دستگاه سانترال و سیم کشی های تلفن و خریداری گوشی تلفن، هزینه خریداری هندزفری نیز به این فرآیند افزوده میگردید. با ظهور تکنولوژی ویپ، نرم افزارهایی بنام سافت فون نیز تولید شدند که عملا یک گوشی تلفن نرم افزاری هستند که بر پایه پروتکل IP کار میکنند. با نصب و راه اندازی سافت فون مناسب بر روی سیستم ها و اتصال هندزفری به رایانه کاربر، کاهش چشم گیر هزینه ها را شاهد خواهید بود. به صورت واضح تر، شما نه نیازی به خریداری دستگاه سانترال خواهید داشت، نه سیم تلفن، و نه گوشی تلفن! شما تنها یک نرم افزار را روی سیستم کاربران مرکز پیام خود نصب خواهید کرد و تلفن را بر روی بستر شبکه و کامپیوتر در اختیار کاربر قرار خواهید داد.
ویپ و گزارشات حرفه ای تماس؟!
از مزیت های مهم این تکنولوژی گزارش گیری های حرفه ای آن است. یکی از مواردی که ویپ را برای مدیران جذاب می سازد، انواع گزارشات پیشرفته و قابل شخصی سازی آن است که این امکان را در اختیار سازمان میگذارد تا با رویکردهای مختلف بتوانند انوع گزارشات مدیریتی در خصوص مرکز تلفن سازمان را استخراج و یا تولید کنند. گزارشاتی که با تحلیل های ساده، نقاط قوت و ضعف را براحتی نمایان می سازد.
آیریک، طراح و مجری پروژه های مرکز تماس ویپ!
در کنار شماییم تا به توسعه کسب و کارتان سرعت ببخشیم…