فهرست مطالب
سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management System) مجموعه‌ای از ابزارها و نرم‌افزارهایی است که برای خودکارسازی، مدیریت و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار طراحی شده‌اند. این سیستم‌ها با هدف افزایش کارایی، کاهش خطاها و بهبود هماهنگی بین وظایف مختلف در سازمان‌ها توسعه یافته‌اند. سیستم مدیریت گردش کار به کاربران اجازه می‌دهد تا فرآیندهای تکراری را تعریف، اجرا و نظارت کنند، از وظایف ساده مانند تأیید اسناد گرفته تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند مدیریت زنجیره تأمین. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره ابزارهای مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار، می‌توانید به صفحه نرم افزار CRM مراجعه کنید.
این سیستم‌ها معمولاً با ارائه یک رابط کاربری ساده، امکان طراحی گردش کارها را بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی فراهم می‌کنند. با استفاده از سیستم مدیریت گردش کار، سازمان‌ها می‌توانند زمان انجام وظایف را کاهش دهند و منابع خود را بهینه‌تر مدیریت کنند، که در نهایت به بهبود بهره‌وری منجر می‌شود.
سیستم مدیریت گردش کار (Workflow) چیست؟
سیستم مدیریت گردش کار به نرم‌افزاری اطلاق می‌شود که فرآیندهای کسب‌وکار را از طریق تعریف مراحل، قوانین و وظایف به صورت خودکار مدیریت می‌کند. این سیستم‌ها معمولاً شامل ابزارهایی برای طراحی فرآیندها، تخصیص وظایف به افراد یا گروه‌ها و پیگیری پیشرفت کار هستند.
- خودکارسازی فرآیندها: وظایف تکراری را به صورت خودکار انجام می‌دهد.
- پیگیری و نظارت: امکان رصد پیشرفت فرآیندها و شناسایی گلوگاه‌ها را فراهم می‌کند.
- انعطاف‌پذیری: قابلیت تنظیم فرآیندها بر اساس نیازهای سازمان را دارد.
این سیستم‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا هماهنگی بین بخش‌های مختلف را بهبود ببخشند و از اتلاف منابع جلوگیری کنند. به عنوان مثال، یک سیستم مدیریت گردش کار می‌تواند فرآیند تأیید مرخصی کارکنان را خودکار کند و زمان انتظار را کاهش دهد.
انواع سیستم مدیریت گردش کار
سیستم مدیریت گردش کار بر اساس نوع فرآیندها و نحوه اجرا به انواع مختلفی تقسیم می‌شود. هر نوع برای پاسخگویی به نیازهای خاص سازمان‌ها طراحی شده و ویژگی‌های متفاوتی دارد. شناخت انواع سیستم مدیریت گردش کار به سازمان‌ها کمک می‌کند تا مناسب‌ترین گزینه را برای نیازهای خود انتخاب کنند.
- گردش کار ترتیبی (Sequential Workflow): فرآیندهایی که به ترتیب مشخص و خطی اجرا می‌شوند، مانند تأیید اسناد یا درخواست‌های مرخصی.
- گردش کار مبتنی بر حالت (State Machine Workflow): مناسب برای فرآیندهایی که در مراحل مختلف وضعیت‌های متفاوتی دارند، مانند مدیریت پروژه‌ها.
- گردش کار مبتنی بر قوانین (Rules-Driven Workflow): بر اساس قوانین از پیش تعریف‌شده عمل می‌کند و برای فرآیندهای پویا مناسب است.
این انواع سیستم مدیریت گردش کار امکان انعطاف‌پذیری در مدیریت فرآیندهای مختلف را فراهم می‌کنند و بسته به پیچیدگی فرآیندها، سازمان‌ها می‌توانند نوع مناسب را انتخاب کنند.
مزایای استفاده از سیستم مدیریت گردش کار
استفاده از سیستم مدیریت گردش کار مزایای متعددی برای سازمان‌ها به همراه دارد. اصلی‌ترین مزیت، افزایش چشمگیر کارایی و بهره‌وری است. با حذف کارهای دستی و تکراری، کارکنان می‌توانند روی وظایف با ارزش‌تر تمرکز کنند. این امر به کاهش هزینه‌های عملیاتی نیز منجر می‌شود.
همچنین، این سیستم شفافیت و نظارت بیشتری را فراهم می‌کند. مدیران می‌توانند در هر لحظه وضعیت تمامی فرایندها را مشاهده و نقاط گلوگاهی را شناسایی کنند. این شفافیت، امکان گزارش‌گیری دقیق و تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر داده را فراهم می‌سازد که به بهبود مستمر فرایندها کمک می‌کند.
BPMS چیست؟
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) یک پلتفرم جامع‌تر است که نه تنها گردش کارها را مدیریت می‌کند، بلکه امکان مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی فرآیندهای پیچیده‌تر را فراهم می‌سازد. BPMS معمولاً شامل ابزارهایی برای تحلیل داده‌ها، یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر و مدیریت تغییرات در فرآیندها است.
برخلاف سیستم مدیریت گردش کار که بر خودکارسازی وظایف خاص تمرکز دارد، BPMS رویکردی کل‌نگرانه‌تر دارد و به مدیریت چرخه کامل فرآیندهای کسب‌وکار می‌پردازد. این سیستم‌ها معمولاً برای سازمان‌های بزرگ‌تر که نیاز به هماهنگی بین فرآیندهای متعدد و پیچیده دارند، مناسب‌تر هستند.
تفاوت سیستم مدیریت گردش کار و BPMS
تفاوت اصلی بین سیستم مدیریت گردش کار و BPMS در دامنه و عمق عملکرد آن‌ها نهفته است. سیستم مدیریت گردش کار معمولاً بر خودکارسازی فرآیندهای مشخص و محدود تمرکز دارد، در حالی که BPMS به مدیریت کل فرآیندهای سازمانی، از طراحی تا تحلیل و بهینه‌سازی، می‌پردازد.
- دامنه کاربرد: سیستم مدیریت گردش کار برای فرآیندهای ساده‌تر مناسب است، در حالی که BPMS برای مدیریت فرآیندهای پیچیده و بین‌دپارتمانی طراحی شده است.
- سطح یکپارچگی: BPMS قابلیت ادغام با سیستم‌های دیگر مانند ERP و CRM را دارد، در حالی که سیستم مدیریت گردش کار معمولاً مستقل‌تر عمل می‌کند.
- پیچیدگی: BPMS ابزارهای تحلیلی پیشرفته‌تری ارائه می‌دهد.
در واقع میتوان گفت، تفاوت اصلی میان سیستم مدیریت گردش کار و BPMS در گستره عملکرد آن‌هاست. سیستم مدیریت گردش کار یک ابزار تخصصی برای اتوماسیون وظایف و مدیریت جریان کار است و تمرکز اصلی‌اش بر روی یک فرایند مشخص و خودکارسازی آن است. این سیستم به سازمان کمک می‌کند که یک فرایند موجود را به صورت خودکار اجرا کند، اما ابزارهای جامعی برای تحلیل و بهینه‌سازی آن در اختیار ندارد.
در مقابل، BPMS یک پلتفرم جامع برای مدیریت فرایندهای کسب‌وکار است. این سیستم علاوه بر قابلیت‌های اتوماسیون، ابزارهای قدرتمندی برای مدل‌سازی، شبیه‌سازی، تحلیل و بهبود فرایندها نیز ارائه می‌دهد. BPMS به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که ابتدا فرایندهای خود را تحلیل کرده، سپس آن‌ها را بهینه و پس از آن خودکار کنند. بنابراین، BPMS یک رویکرد جامع و مدیریتی برای بهبود کل فرایندها دارد، در حالی که سیستم مدیریت گردش کار تنها بر روی بخش اتوماسیون متمرکز است.
این تفاوت‌ها باعث می‌شود که انتخاب بین این دو سیستم به نیازهای خاص سازمان و پیچیدگی فرآیندهای آن بستگی داشته باشد.
کدام سیستم برای سازمان شما مناسب است؟
انتخاب بین سیستم مدیریت گردش کار و BPMS به عوامل متعددی بستگی دارد، از جمله اندازه سازمان، پیچیدگی فرآیندها و بودجه موجود. اگر سازمان شما به دنبال خودکارسازی فرآیندهای ساده و مشخص است، سیستم مدیریت گردش کار گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه و کارآمد خواهد بود. اما اگر نیاز به مدیریت فرآیندهای پیچیده و یکپارچه‌سازی با سیستم‌های دیگر دارید، BPMS انتخاب بهتری است.
قبل از تصمیم‌گیری، توصیه می‌شود که نیازهای سازمان به طور کامل تحلیل شود و با مشاوره با متخصصان، سیستمی انتخاب شود که بهترین تطابق را با اهداف سازمان داشته باشد. در نهایت، هر دو سیستم می‌توانند به بهبود کارایی و بهره‌وری کمک کنند، اما انتخاب صحیح کلید موفقیت است.
